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Der Gesprächszyklus, um Probleme mit Mitarbeiter_innen zu klären

Der Gesprächszyklus besteht aus 5 Gesprächen bzw. Gesprächs-Phasen.

  1. Erwartungs-Gespräche.
  2. Klärungs-Gespräche.
  3. Vereinbarungs-Gespräche.
  4. Nachfass-Gespräche.
  5. Abschluss-Gespräche.

In diesem Beitrag geht es um Phase 4.

„Dies ist nicht das Ende.
Es ist nicht einmal der Anfang vom Ende.
Aber es ist, vielleicht, das Ende des Anfangs.“
Sir Winston Churchill 19421

Schritt 4: Ein Nachfass-Gespräch / Folge-Gespräch / Check-Gespräch vereinbaren (und Dranbleiben)

Viele Führungskräfte sind erleichtert wenn das Vereinbarungs-Gespräch gut gelaufen ist, wenn die Lösungen erfolgs-versprechend scheinen. Sie meinen, der Fall ist abgeschlossen, sie können sich jetzt anderen Dingen zuwenden und die besprochene Problematik vergessen.“

Weit gefehlt.

Wie oft habe ich erlebt, dass beide danken, das passt jetzt, aber in der Realisierung gibt es doch Schwierigkeiten. An den großen Rädern wurde gedreht, die kleinen Räder blieben unangetastet. Feinjustierungen wären noch notwendig. Beide, sowohl die Führungskraft als auch die Mitarbeiter_in wollen jedoch nicht noch einmal reden. Es hat schon so viel Energie gekostet, war schwierig, zwischendurch auch unangenehm. Und es wird schon irgendwie passen.

Die Gefahr ist, dass die neue Thematik, die oft nur auf ‚Kleinigkeiten‘ beruht, nicht oder nur sehr spät angesprochen wird. Dadurch entstehen negative Emotionen, Ärger oder Frustrationen, die sich aufschaukeln und in neuen Dynamiken münden, die manchmal genauso stark oder stärker ist als die ursprüngliche.

Professionell ist es daher, diese Dynamik vorauszusehen und vor Abschluss der Klärungs-Gespräche ein Nachfass-Gespräch bzw. Folge-Gespräch oder Check-Gespräch zu vereinbaren, z. B. in der Art: „Wir haben jetzt eine Lösung vereinbart, der wir beide zustimmen. Lassen Sie uns das 2 Wochen lang beobachten, ob das klappt und setzten wir uns dann noch einmal kurz zusammen, um unsere Erfahrungen mit dieser Lösung auszutauschen und wenn nötig Korrekturen oder Feinjustierungen zu vereinbaren.“ Es folgt eine konkrete Vereinbarung des Termins.

Die Wahrscheinlichkeit, dass das Gespräch nötig ist, weil noch nicht alles klappt ist aus meiner Erfahrung sehr groß. „Einmal besprochen für ewig gelöst“ ist der Wunsch vieler Führungskräfte, aber er ist meist eine Illusion. Die Stimmung auf beiden Seiten ist wesentlich besser, wenn man das erwartet und sich nicht erneut ärgert, dass noch nicht alles geklappt hat. Meist ist sogar ein zweites und ev. drittes Nachfass-Gespräch nötig. Es sollte so lange fortgesetzt werden, bis die Führungskraft die subjektive Gewissheit hat, dass das Problem gelöst ist (oder auch, dass eine Lösung nicht möglich ist, dann sind vielleicht neue Schritte zu setzen.

Ein Dranbleiben mit weiteren Gesprächen, bis das Problem gelöst ist, ist ein Erfolgsfaktor für den gesamten Prozess. Einmalige Gespräche, die nicht fortgesetzt werden, obwohl das Problem ungelöst ist, sind  unbefriedigend und unprofessionell. Die Schuld des ‚Nicht-Klappens‘ wird dann häufig der Mitarbeiter_in gegeben, obwohl es meist an der eigenen Unprofessionalität liegt.

Fazit: Vereinbaren Sie vor Beendigung des Gesprächs eine weiteres ‚Nachfass-Gespräch‘ / Check-Gespräch / Folge-Gespräch mit Termin und vereinbaren sie, wenn sinnvoll noch jeweils ein weiteres.

Querverweise

Übersichtsblog – Führungsgespräche

Problemklärung mit Mitarbeiter_innen – der Gesprächszyklus

Zusätzliche Literatur und Links

Symbolische Führung / Symbolisches Management

Lutz von Rosenstiel: Grundlagen der Führung.In: Lutz von Rosenstiel, Erika Regnet, Michel E. Domsch (Hrsg.): Führung von Mitarbeitern. Handbuch für erfolgreiches Personalmanagement. 7., überarbeitete Auflage. 2014. S. 3 –  28. (insbes. Abschn. 7: Symbolische Führung und Unternehmenskultur. S. 22 ff.) (full text)

Friedemann W.  Nerdinger: Führung von Mitarbeitern. In: Friedemann W.  Nerdinger, G. Blickle, N. Schaper: Arbeits- und Organisationspsychologie, Springer-Lehrbuch, DOI 10.1007/978-3-642-41130-4_7,  Springer-Verlag. Berlin, Heidelberg 2014, S. 83 – 102. Aus: lehrbuch-psychologie.springer.com. https://lehrbuch-psychologie.springer.com/sites/default/files/atoms/files/nerdinger_probekapitel_7.pdf. (full text).

Bernd Blessin, Alexander Wick: Symbolische Führung. Der geformte Sinn. Aus uvk-lucius.de. http://uvk-lucius.de/fuehren/aua.pdf.

Lutz von Rosenstiel: Führung. Aus: www.uni-bamberg.de. https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/andragogik/Andragogik1/Andragogentag_2010/Fuehrung.pdf. (full text).

Thomas Pütz: Symbolische Führung. GRIN Verlag, 2006

o. A.: Symbolische Führung: de.wikipedia. org. https://de.wikipedia.org/wiki/Symbolische_F%C3%BChrung.

 

 

 

 

  1.   Rede von Sir Sinston Churchill 1942, Lord Mayor’s Luncheon, Mansion House, London, 10. November 1942.
    Originaltext: „Now this is not the end. It is not even the beginning of the end. But it is, perhaps, the end of the beginning.“ 

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